Brioxin avulla Brajt säästää vähintään 50% ajastaan

Camilla perusti Brajtin vuonna 2009 pitkän uran ohella; kokemusta oli kertynyt pankkialalta, teollisuudesta ja yhtiöstä, joka myöhemmin listautui pörssiin. Alkuun hän hoiti toimistoa muutamalla pienemmällä asiakkaalla ja yksinkertaisella kirjanpito-ohjelmalla, mutta kun toimintaa oli tarkoitus kasvattaa, hän tarvitsi paremman työkalun. Hän kokeili useita järjestelmiä, ja lopulta valinta osui Brioxiin.

”Ajansäästö on uskomaton”

Ennen työ näytti aivan toiselta. Pienten asiakkaiden kanssa ja ilman pilvijärjestelmää fyysisiä kuitteja piti käsitellä paljon: lajitella, kopioida ja mapittaa toimistolla, mikä vei paljon aikaa.

Nykyään suurin osa on digitaalista ja työ sujuu huomattavasti jouhevammin. Laskut tulevat järjestelmään, ja asiakkaat, jotka eivät voi lähettää verkkolaskua, voivat sen sijaan lähettää aineiston sähköpostitse Briox-osoitteeseen, josta järjestelmä lukee ne yhtä tehokkaasti kuin verkkolaskun.

Jos Camillan on nostettava esiin yksi asia, se on aika, jonka hän säästää.

”Tarkkoja lukuja on vaikea antaa, mutta ajansäästö on uskomaton. Arvioin säästäväni vähintään puolet ajasta, ja siltikin olen kai aika pessimistinen.”

— Camilla Zilliacus, Brajtin toimitusjohtaja

Vapautunut aika antaa hänelle myös mahdollisuuden ottaa vastaan enemmän asiakkaita. Sen sijaan, että he toisivat kuitit toimistolle, suurin osa hoituu digitaalisesti, ja hän tekee aktiivisesti töitä saadakseen myös epäröivemmät asiakkaat näkemään hyödyt.

Tekoäly ja kokemus rinta rinnan

Suuri osa tehokkuudesta tulee Brioxin tekoälytoiminnoista, jotka lukevat ja tulkitsevat tositteita kuten ostolaskuja ja pankkitietoja. Mitä enemmän niitä käytetään, sitä tarkemmiksi ne tulevat, sillä järjestelmä oppii siitä, miten toimisto työskentelee. Camillalle, jolla on pitkä kokemus, kyse on siitä, että tekniikka hoitaa raskaan työn, kun taas harkinta ja ammattitaito säilyvät hänen ja Brajt-tiimin käsissä.

”Tekoälytoiminnot tekevät työstä tehokasta, mutta järjestelmä on opetettava oikein ja tarkistukset on tehtävä. Kaikkea vastuuta ei voi jättää järjestelmän varaan.”

— Camilla Zilliacus

Automatisoimalla sen minkä voi mutta säilyttämällä samalla kontrollin hän uskaltaa nojata järjestelmään arjessa.

Järjestelmä, jossa viihtyy

Camillalla on silmää estetiikalle. Hän mainitsee taiteen ja kauniit asiat samaan hengenvetoon kirjanpitojärjestelmän kanssa.

”Tässä järjestelmässä on mukava työskennellä, myös ulkoasultaan. Pidän taiteesta ja kauniista asioista, ja näkymä on kutsuva. Se on melkein kuin työskentelisi kotona.”

— Camilla Zilliacus

Se ei ole ensimmäinen asia, joka kirjanpitojärjestelmästä tulee mieleen. Mutta työkalussa, jota käyttää päivät pitkät, kokemuksella on suurempi merkitys kuin luulisi. Kutsuva työtila madaltaa kynnystä, eikä vähiten niiden nuorten työntekijöiden kohdalla, jotka Camilla on perehdyttänyt.

Helppo päästä alkuun. Kokemuksesta riippumatta.

Brajtin arkea pyörittävät suurelta osin nuoret osa-aikaiset opiskelijat, joista moni on tutustunut Brioxiin jo opinnoissaan. Se tekee perehdytyksestä helppoa, ja innostus on usein suurta. Yksi heistä ei ollut käyttänyt järjestelmää koskaan aiemmin, mutta ihastui siihen nopeasti.

”Eräs nuori työntekijäni, joka lähti meiltä, otti yhteyttä ja sanoi kaipaavansa Brioxilla työskentelyä. Hän on 26-vuotias, ja nyt hän yrittää saada uuden työnantajansa ottamaan järjestelmän käyttöön.”

— Camilla Zilliacus

Sama helppous näkyy asiakkaissa. Noin 30-vuotiaat ja sitä nuoremmat ottivat sovelluksen käyttöön ilman ainuttakaan kysymystä: Camilla lähetti linkin, ja sen jälkeen he olivat vauhdissa. Vanhemmat ja vähemmän tekniikkaan tottuneet asiakkaat suosivat sen sijaan selainversiota, ja Camilla mukauttaa tapansa kunkin mukaan. Riippumatta siitä, mitä kautta he tulevat, kaikki kohtaavat saman järjestelmän, ja hän näkee sen toimivan koko asiakaskunnassa.

Yksinkertainen mutta monipuolinen

Yksinkertaisuus ei tarkoita, että mahdollisuudet olisivat rajoitettuja. Siinä missä monet järjestelmät pakottavat valitsemaan helpon ja edistyneen välillä, Briox antaa Camillalle molemmat.

Moni Camillan asiakkaista on Suomeen asettuneita ruotsalaisia. Briox toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, joten hän voi vaihtaa kieltä sen mukaan, kenen kanssa asioi: suomea viranomaisten kanssa, ruotsia tai englantia omistajille menevissä raporteissa.

Toisilla asiakkailla on monimutkaista arvonlisäverotusta, kuten rakennusalan ja yhteisökaupan käännettyä verovelvollisuutta, jolloin Brioxin jäljitettävyydellä on suuri merkitys: jos jokin menee vikaan, voi seurata mitä on tapahtunut ja selvittää asian. Suuremmat asiakkaat, jotka haluavat pitää silmällä mitä tililtä lähtee, hyväksyvät jokaisen maksun itse ja voivat seurata tositteita aina alkulähteelle asti.

”Briox oli oikea päätös”

Noin kahdeksan Briox-vuoden jälkeen Camillan arvio on selvä. Hän korostaa, että järjestelmä on teknisesti hyvä ja siinä on mukava työskennellä, ja että tuki on parantunut, kun sitä on nyt saatavilla koko päivän ja vastaajina on osaavia ja mukavia ihmisiä.

”Tutustuin useisiin muihin järjestelmiin, mutta Briox oli se, jonka valitsin, ja tunnen todella, että se oli oikea päätös.”

— Camilla Zilliacus

Tietoa Brajtista

Brajt on tilitoimisto, jonka Camilla Zilliacus perusti vuonna 2009 ja jota hän johtaa päätoimisesti muutaman osa-aikaisen työntekijän kanssa. Brajt hoitaa kirjanpitoa ja taloushallinnon palveluita pienemmille yrityksille ja on käyttänyt Brioxia noin kahdeksan vuoden ajan.