Dubbel bokföring - så fungerar systemet för småföretag

Vad är dubbel bokföring?

Dubbel bokföring är det system som används av i princip alla företag i Sverige. Det bygger på en enkel men smart idé: varje affärshändelse bokförs två gånger. En gång som debet och en gång som kredit.

Det innebär att om du till exempel köper kontorsmaterial för 500 kronor, registreras både:

• att tillgångarna minskar (pengar försvinner från kontot), och
• att du har fått en kostnad (kontorsmaterial).

Det låter kanske krångligt men det är just den här dubbla registreringen som gör bokföringen balanserad och tillförlitlig.

Varför heter det dubbel bokföring?

Namnet kommer från att varje transaktion alltid påverkar minst två konton i din kontoplan: ett konto debiteras och ett annat krediteras.

Principen kallas ibland för balansprincipen eftersom summan av debet alltid ska vara lika stor som summan av kredit. När dessa två sidor är i balans så vet du att bokföringen stämmer.

Så fungerar det i praktiken

När du utför något som är en affärshändelse, till exempel skickar en faktura eller betalar en leverantör, sker följande:

1. Ett konto ökar (till exempel försäljning eller kostnad)
2. Ett annat konto minskar (till exempel bankkonto eller skuld)

Exempel: Du säljer en tjänst för 5 000 kronor inklusive moms.

• Debet: Kundfordringar 5 000 kr
• Kredit: Försäljning 4 000 kr
• Kredit: Utgående moms 1 000 kr

På så vis blir allt registrerat och balanserat samt att du kan alltid följa vart pengarna kommer ifrån och vart de tar vägen.

Fördelarna med dubbel bokföring

Dubbel bokföring ger dig som företagare flera viktiga fördelar:

• Du får full kontroll över både tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.
• Fel upptäcks snabbt eftersom balans alltid krävs.
• Ekonomin blir tydlig vilket gör det enklare att fatta kloka beslut.
• Rapporter som resultat- och balansräkning kan tas fram automatiskt.

För småföretag innebär det att du slipper gissa. Siffrorna visar svart på vitt hur det går för ditt företag.
Förr sköttes allt detta manuellt, ofta med papper och penna. I dag sker dubbel bokföring automatiserat i moderna bokföringsprogram.

Skillnaden mellan enkel och dubbel bokföring

Vissa mindre verksamheter, som enskilda firmor med väldigt låg omsättning, får använda förenklad bokföring (enklare variant).

Skillnaden är att enkel bokföring bara registrerar händelsen en gång - till exempel i en kassabok. Men redan när verksamheten växer lite, eller när moms ska redovisas, kräver Skatteverket att du använder dubbel bokföring.

Det är det säkraste sättet att ha koll på företagets ekonomi och grunden för all seriös bokföring i Sverige.