E-faktura - så fungerar elektronisk fakturering för företag
E-faktura är ett modernt och säkert sätt att skicka fakturor elektroniskt mellan företag och organisationer. Den sparar tid, minskar administrationen och gör det lättare att hålla koll på ekonomin. För dig som driver ett litet företag är e-fakturan ett smart steg mot ett enklare och mer automatiserat där du slipper pappershögarna helt.
Vad är en e-faktura?
En e-faktura (elektronisk faktura) är en faktura som skickas och tas emot digitalt direkt mellan olika ekonomisystem. Det sker alltså utan att du behöver skriva ut, mejla eller ladda upp något manuellt.
Till skillnad från en vanlig PDF-faktura, som bara är en digital kopia av en pappersfaktura, innehåller en e-faktura strukturerad data. Det betyder att mottagarens system kan läsa in informationen automatiskt: belopp, datum, moms, kundnummer - rubbet.
För dig som företagare får det till följd att det blir mindre administration, färre fel och snabbare betalningar.
Hur fungerar e-fakturering?
När du skickar en e-faktura, gör ditt bokföringsprogram eller faktureringssystem jobbet åt dig. Fakturan skickas via en säker digital kanal, till exempel Peppol-nätverket, som används av både företag och myndigheter i Sverige och EU.
Så här går det till:
- Du skapar fakturan i ditt bokföringsprogram.
- Systemet skickar den digitalt till mottagarens system.
- Mottagaren tar emot fakturan direkt i sitt ekonomiprogram, utan manuell hantering.
Enkelt, säkert och snabbt!
Varför ska man använda e-faktura?
För dig som soloprenör finns det flera starka fördelar med att använda e-faktura:
- Sparar tid: Du slipper skriva ut, mejla eller hantera filer manuellt.
- Minskar fel: All information skickas i rätt format direkt mellan systemen.
- Snabbare betalningar: Fakturan når mottagaren direkt och kan behandlas snabbare.
- Säkert: E-fakturor skickas via krypterade nätverk som uppfyller EU:s säkerhetskrav.
- Miljövänligt: Inga papper, inga utskrifter - bara digitalt.
E-fakturan är helt enkelt nästa steg i ett mer automatiserat och hållbart företagande.
E-faktura till företag och myndigheter
Alla myndigheter och offentliga verksamheter i Sverige måste enligt lag ta emot e-fakturor. Det betyder att om du säljer något till en kommun, region eller statlig myndighet, måste du kunna skicka e-faktura.
Men även fler och fler privata företag kräver e-fakturor eftersom det sparar tid och minskar risken för fel i deras ekonomi.
Genom att använda e-fakturering visar du att ditt företag jobbar professionellt - oavsett storlek.
E-faktura i bokföringssystem
De flesta moderna ekonomiprogram, som till exempel Briox, har stöd för att både skicka och ta emot e-fakturor direkt i systemet.
Det gör att du som företagare slipper hålla koll på format, adresser eller nätverk. Programmet ser till att fakturorna skickas rätt - så att du kan fokusera på din verksamhet istället.
Briox hjälper dig att automatisera arbetet med bokföringen, och e-fakturan är för många en naturlig del av det flödet.
Skillnaden mellan e-faktura och PDF-faktura
Det är lätt att tro att en PDF-faktura är samma sak som en e-faktura - men det är det inte.
| Typ | Skickas som | Kan läsas automatiskt av mottagarens system |
|---|---|---|
| E-faktura | Strukturerad fil via fakturanätverk (t.ex. Peppol) | Ja |
| PDF-faktura | E-postbilaga eller nedladdning | Nej |
Med e-faktura behöver du inte längre mejla, bifoga eller manuellt registrera fakturor - allt sker automatiskt.
Så kommer du igång med e-fakturering
Att börja skicka e-fakturor är enkelt:
- Kontrollera att ditt bokföringsprogram (likt Briox) stödjer e-fakturor.
- Aktivera funktionen i inställningarna.
- Fyll i kundens e-fakturaadress eller Peppol-ID.
- Skicka fakturan som vanligt - systemet hanterar resten.
Inom några sekunder finns fakturan i mottagarens system. Klart!
SV