Fakturering - grunden i ditt företags ekonomi

Fakturering - när du får betalt för ditt arbete

Fakturering är själva hjärtat i de flesta företag. Det är genom fakturorna du får betalt för ditt arbete, dina produkter eller tjänster - och det är samtidigt en central del av bokföringen.

En faktura är ett bevis på en affärshändelse mellan dig och din kund. Den visar vad du har sålt, till vilket pris, och när kunden ska betala. Oavsett om du skickar fem eller femhundra fakturor i månaden är det viktigt att de är korrekta, tydliga och lagliga.

Vad en faktura måste innehålla

En faktura måste uppfylla vissa krav enligt mervärdesskattelagen (moms­lagen). Den ska alltid innehålla:

• datum för utfärdandet
• ett unikt fakturanummer
• säljarens namn, adress och organisationsnummer
• köparens namn och adress
• vad du har sålt - tjänst eller vara
• pris exklusive moms
• momssats och momsbelopp
• totalbelopp att betala
• betalningsvillkor (t.ex. 30 dagar netto)

Om du fakturerar till företag utanför Sverige eller inom EU finns ytterligare regler att följa, särskilt kring moms och redovisning.

Olika sätt att fakturera

Som företagare kan du välja mellan flera sätt att hantera faktureringen:

• Manuell fakturering - du skapar fakturan själv, ofta i ett program som Word eller Excel. Det fungerar för mycket små verksamheter men kan bli tidskrävande.
• Digital fakturering - du använder ett faktureringsprogram eller bokföringssystem där fakturorna skapas, skickas och bokförs automatiskt.
• E-fakturering - fakturan skickas elektroniskt direkt till kundens ekonomisystem, helt utan papper eller e-post.

Digital och elektronisk fakturering blir allt vanligare, inte minst eftersom det sparar tid, minskar risken för fel och gör uppföljningen smidigare.

Hur fakturering kopplas till bokföringen

När du fakturerar en kund uppstår en kundfordran, alltså pengar som du har rätt att få in. När fakturan sedan betalas bokförs betalningen som att fordran reglerats.

Om du använder fakturametoden bokförs fakturan redan när du skickar den, medan kontantmetoden innebär att den bokförs först när du fått betalt.

Oavsett metod är korrekt fakturering avgörande för att din momsredovisning ska stämma. Fakturorna är grunden för både moms, resultat och bokslut.

Vanliga misstag vid fakturering

Många nya företagare gör små misstag som kan bli stora problem senare. Några vanliga är:

• att glömma ange moms eller rätt moms­sats
• att använda samma fakturanummer två gånger
• att inte spara kopior av fakturorna
• att sakna tydliga betalningsvillkor

Alla fakturor ska sparas i minst sju år, antingen digitalt eller på papper. Det är en del av bokföringslagen - och något Skatteverket kan kontrollera vid en granskning.

Med Briox blir fakturering både enklare och snabbare. Du kan skapa, skicka och bokföra fakturor direkt i systemet, hålla koll på vem som betalat - och få påminnelser när något saknas. Briox hjälper dig att automatisera arbetet med bokföringen och ger dig full kontroll över din ekonomi, utan krångel.

När faktureringen flyter smidigt, flyter företaget också smidigare. Det är så du får mer tid till det som verkligen betyder något - att driva, utveckla och njuta av ditt företagande.